Für jedes Unternehmen ist die Verwaltung von Verträgen eine sehr schwierige und entmutigende Aufgabe. Eine einfache Abfrage des Vertragsablaufs oder die Suche nach der neuesten Vertragsversion kann eine Transaktion behindern. Um diese Herausforderung zu meistern und die Effizienz der Arbeitsabläufe zu maximieren, haben sich Unternehmen für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) entschieden. Fortschrittliche Unternehmen ziehen für eine bessere Verwaltung eine fortschrittliche Vertragsverwaltungssoftware einem herkömmlichen DMS vor.
WARUM BRAUCHEN WIR EINE VERTRAGSVERWALTUNGSSOFTWARE?
Eine Vertragsverwaltungssoftware bietet den notwendigen Einblick in die Vertragsdaten, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Parteien und spart Zeit und Kosten bei vernachlässigbaren Risiken. In einem Bericht wurde einmal festgestellt, dass eine ineffektive Vertragsmanagementsoftware Unternehmen 100 Milliarden Dollar pro Jahr an verpassten Einsparmöglichkeiten kosten könnte“. Daher ist ein Vertragsmanagementsystem ein besserer Weg zur Vertragsverwaltung, der auch die Verfolgung und Verhandlung übernimmt. Eine gute Software ist notwendig, um das Risiko in der Lieferkette zu verringern und die Einhaltung der Vorschriften in allen Phasen der Beziehung zwischen Lieferanten und Zulieferern zu gewährleisten. Eine fortschrittliche Vertragsmanagement-Software ist unerlässlich für den Erfolg bei einer Produkteinführung, einer globalen Expansion, einer Einstellung und anderen Ereignissen.
5 GRÜNDE, WARUM SIE EINE VERTRAGSMANAGEMENT-SOFTWARE BENÖTIGEN
Ablauf von Verträgen
Ein unklares Ablaufdatum führt zu einer Verlängerung des Vertrags. Das ist in Ordnung, wenn die Partnerschaft erfolgreich war, aber sicher nicht wünschenswert, wenn eine der beiden Parteien unzufrieden ist. Das Vertragsablaufdatum ist ein wichtiger Indikator, um die Beziehung mit dem aktuellen Lieferanten zu überprüfen. Beide Parteien sollten von einer Vertragsverlängerung profitieren und den Weg für ein besseres Angebot ebnen. Sie sichert dem Lieferanten bestätigte Umsätze, aber auch dem Käufer ein gutes Geschäft. Eine fortschrittliche Vertragsverwaltungssoftware berücksichtigt das Ablaufdatum, so dass sie dem Benutzer Entscheidungshinweise geben kann.
Digitalisierung von Dokumenten
Unser Marktüberblick zeigt uns, dass viele Unternehmen immer noch mit Papier arbeiten. Die Einführung einer fortschrittlichen Vertragsverwaltungssoftware ist eine schlanke Methode, um die Technologie zu nutzen und die Umwelt zu verbessern. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht eine jederzeit zugängliche und zentrale Prüfung. Eine fortschrittliche Lösung ist nicht nur auf Desktop-Anwendungen, sondern auch unterwegs verfügbar, d. h. auf Ihren mobilen Geräten. Später ist der rollengebundene Zugriff auf Informationen jederzeit möglich, ohne dass Sie Ihre Ordner alle paar Jahre neu strukturieren müssen.
Vertragserstellung
Mit einer fortschrittlichen Vertragsmanagementlösung wird das Verfassen von Verträgen einfach und hilft, Wiederholungen zu vermeiden. Ein Vertrag mit ähnlichen Bestimmungen, Bedingungen und juristischen Formulierungen kann als Vorlage für die wiederholte Verwendung dienen. Durch die Verwendung von Standardvorlagen, die von Ihrem Rechtsteam und der Redaktion vorab genehmigt wurden, können Sie sich die mehrfache Erstellung von Verträgen ersparen. Die Verträge schreiben sich wie von selbst und bieten Ihnen genügend Freiraum, um sich auf andere strategische Angelegenheiten Ihres Unternehmens zu konzentrieren.
Automatische Buchung
Eine fortschrittliche Vertragsverwaltungssoftware verfügt über die Möglichkeit der automatischen Rechnungsverarbeitung. Damit können Sie eine Einkaufsrechnung problemlos mit vertraglichen Vereinbarungen abgleichen. Das Gute daran ist, dass Sie eine wiederkehrende Rechnung nicht manuell verschlüsseln müssen. Die Lösung extrahiert die Zahlungsbedingungen automatisch aus dem Vertrag. Wenn Ratenzahlung und Vertragsbedingungen übereinstimmen, ist ein manuelles Eingreifen nicht erforderlich. Darüber hinaus können Sie die Anzahl der für einen bestimmten Vertrag gebuchten Rechnungen leicht nachverfolgen und betrügerische Transaktionen für alle ungültigen Verträge verhindern. Einfach mit einer Vertragsmanagement Software versuchen.
Leistungsbewertung
Ein fortschrittliches Vertragsmanagementsystem verschafft Ihnen schließlich den nötigen Einblick, um die Leistung Ihrer Lieferanten zu bewerten. Als Unternehmen verfügen Sie über ein Standardvertragsprotokoll zur Messung der Lieferantenleistung. Diese Informationen helfen Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie mit einem bestimmten Lieferanten weiterarbeiten können oder nicht. Die Leistungsbewertung hilft den Unternehmen auch dabei, die besten Lieferanten zu belohnen und sich für eine langfristige, profitable Beziehung einzusetzen.
SCHLUSSFOLGERUNG
Wir befinden uns bereits im Jahr 2020. Es gibt viele Erwartungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kunden zu halten. Mit den immer weiter fortschreitenden technologischen Entwicklungen in der Lieferkettenbranche ist eine Vertragsmanagement-Software nur ein kleines Schnäppchen. Darüber hinaus ist es für Unternehmen nur klug, ihr Vertragsmanagement frühzeitig zu verbessern. Denn später wird es zu spät sein, um die Feinheiten eines fortschrittlichen Systems zu verstehen, wenn die Welt bereits den maximalen Nutzen daraus ziehen würde.